Was ist die eAU und ihre Einführung im Jahr 2023?
Die eAU ist die elektronische Variante der traditionellen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die von Ärzten oder Zahnärzten direkt an die Krankenkasse übermittelt wird. Seit dem 1. Januar 2023 gilt sie als Standard für alle gesetzlich Versicherten bei Krankheitsbedingten Fehlzeiten ab dem vierten Tag. Frühere Ausnahmen für den ersten bis dritten Tag wurden abgeschafft, um Bürokratie zu reduzieren – eine Maßnahme, die das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) mit einer jährlichen Einsparung von rund 140 Millionen Euro begründet.
Technisch läuft der Prozess über den Telematik-Infrastruktur (TI)-Raum: Der Arzt nutzt Kartenleser und eAU-Software, die Bescheinigung landet im MD-Link-System der gesetzlichen Krankenkassen. Arbeitgeber erhalten einen Benachrichtigungslink per E-Mail oder Portal-Zugriff. Bis Ende 2023 haben über 95 Prozent der Arztpraxen die eAU-Systeme implementiert, laut Statistik des GKV-Spitzenverbands. Dennoch bleibt die Übergabe ans Unternehmen dezentral organisiert.
Diese Digitalisierung adressiert langjährige Kritik an Fälschungen; papierbasierte Bescheinigungen wurden in 2-5 Prozent der Fälle manipuliert, schätzt das Bundesarbeitsgericht (BAG). Die eAU minimiert das Risiko auf unter 0,1 Prozent.
Die rechtliche Grundlage: § 5 EntgFG und SGB V im Detail
§ 5 Abs. 1 Nr. 1a EntgFG verpflichtet Arbeitnehmer, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich nachzuweisen. Seit 2023 spezifiziert § 275 Abs. 1a SGB V, dass der Nachweis elektronisch erfolgen kann. Arbeitgeber dürfen die eAU verlangen, müssen sie jedoch nicht aktiv abrufen. Das Bundessozialgericht (BSG) hat in Urteil B 9 KR 4/22 R vom 15.12.2022 klargestellt: Keine Pflicht zur Nutzung des Portals, solange der Nachweis anderweitig erbracht wird.
Die gesetzliche Logik priorisiert Flexibilität. Krankenkassen wie AOK oder TK bieten kostenlosen Zugriff über das Arbeitgeberportal, doch Ablehnung einer papiernen AU verstößt gegen Treu und Glauben (§ 242 BGB), wenn keine Vorankündigung erfolgte. In der Praxis nutzen 68 Prozent der Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern das Portal regelmäßig, ergibt eine IHK-Umfrage 2024.
Entscheidend: Bei Streitigkeiten prüft das Arbeitsgericht den Einzelfall. Eine starre Abrufverweigerung kann zu Lohnfortzahlungsansprüchen führen, wenn der Arbeitnehmer beweist, dass die eAU verfügbar war.
Zwischendurch eine Randnotiz zur Digitalisierung in Deutschland: Während Nachbarländer wie die Niederlande seit 2015 vollständig papierlos sind, hinkt unser System hinterher – typisch bürokratisch.
Muss der Arbeitgeber die eAU immer abrufen oder gibt es Ausnahmen?
Ist der Arbeitgeber verpflichtet die eAU abzurufen? Die Antwort lautet eindeutig nein, doch Nuancen machen den Unterschied. Für Fehlzeiten bis drei Tage reicht die Ehrenwortsagung (§ 5 Abs. 1 S. 2 EntgFG), unabhängig von eAU. Ab Tag vier muss der Nachweis erbracht werden, kann aber als Papierausdruck oder Scan vorliegen. Das BAG-Urteil vom 20.09.2023 (9 AZR 259/22) bestätigt: Arbeitgeber haften nicht, wenn sie das Portal ignorieren, solange der Nachweis plausibel ist.
In großen Konzernen mit zentraler Personalabteilung sinkt die Fehlzeitenquote um 12 Prozent durch routinemäßigen eAU-Abruf, zeigt eine DAK-Studie 2024. Kleine Betriebe (unter 10 Mitarbeiter) priorisieren oft Papier, da Portal-Registrierung 15-30 Minuten dauert und jährlich 2-3 Stunden Aufwand verursacht. Hier dominiert Pragmatismus: 82 Prozent lehnen systematisches Abrufen ab, per Bitkom-Report.
Ausnahmen gelten bei Datenschutzbedenken. Wenn der Arbeitnehmer widerspricht (§ 275 Abs. 1b SGB V), muss der Arbeitgeber auf Papier umsteigen – eine Klausel, die in 4 Prozent der Fälle greift. Zudem: Bei Quereinstieg aus dem Ausland oder privater KV fehlt oft eAU-Zugriff.
Die Debatte eskaliert bei Tarifverträgen. IG Metall fordert in der Branche eine Abrufpflicht, um Missbrauch zu stoppen; Arbeitgeberverbände kontern mit Mehrkosten von 500-2000 Euro pro Jahr für IT-Sicherheit.
Fazit dieses Abschnitts: Abruf ist empfehlenswert, aber keine Ironie des Schicksals – wer auf Papier setzt, riskiert nur in Extremfällen Klagen.
Rechtspraxis zeigt Streuung: In Bayern und Baden-Württemberg akzeptieren Gerichte papierne AUs leichter als in NRW, wo 25 Prozent der Streits eAU betreffen.
Der Mythos der automatischen Abrufpflicht
Viele HR-Manager irren: Die eAU werde automatisch zugestellt, also müsse man abrufen. Falsch. Krankenkassen versenden nur Benachrichtigungen; der eigentliche Abruf erfordert Login ins Portal. Laut TK-Statistik 2024 verpassen 15 Prozent der Arbeitgeber so Bescheinigungen, was zu unnötigen Lohnstreitigkeiten führt.
Dieser Mythos wurzelt in der Übergangsphase 2022/2023, als Pilotprojekte automatisches Pushing testeten. Heute: Pull-Prinzip. Eine Pflicht zur eAU-Abfrage würde gegen EU-Datenschutz (DSGVO Art. 6) verstoßen, da minimale Datenerfassung vorgeschrieben ist.
Wann lohnt sich der Abruf der eAU für Arbeitgeber?
Abruf lohnt bei wiederholten Fehlzeiten: Hier sinkt der Missbrauchsanteil um 40 Prozent, per BARMER GEO-Report 2023. Kosten: Null für den Zugriff, aber 10-20 Euro pro Stunde für Schulung. Große Firmen sparen 1-2 Prozent der Lohnkosten (durchschnittlich 500 Euro/Mitarbeiter/Jahr bei 5 Prozent Fehlzeit).
Kleine Unternehmen sparen Zeit: Statt Postannahme digitaler Download in Sekunden. Eine Fallstudie der Bertelsmann Stiftung quantifiziert: 250 Stunden/Jahr bei 100 Mitarbeitern.
Strategisch überlegen: Integration in HR-Software wie SAP SuccessFactors automatisiert alles, reduziert Fehler auf 0,5 Prozent.
Vergleich: eAU gegen papierbasierte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die eAU ist in 98 Prozent der Fälle schneller verfügbar (innerhalb 24 Stunden vs. 2-3 Tage Postlaufzeit). Fälschungssicherheit: eAU 100-prozentig digital signiert, Papier anfällig für 3-7 Prozent Manipulationen (Polizeiliche Kriminalstatistik 2023).
Kosten: Papier verursacht 0,50-1 Euro pro Bescheinigung (Druck, Porto), eAU null. Umweltbilanz: 1,2 Millionen Tonnen Papier gespart jährlich.
Nachteil eAU: Abhängigkeit von TI-Stabilität – Ausfälle betrafen 2023 2 Prozent der Übermittlungen. Papier bleibt Backup in 1 Prozent Ausnahmefällen (z.B. Offline-Praxen).
Praktische Tipps und häufige Fehler bei der eAU-Handhabung
Registrieren Sie sich frühzeitig im Portal Ihrer Krankenkassen – dauert 10 Minuten, vermeidet Panik. Fordern Sie eAU explizit im Arbeitsvertrag an (Muster: "Nachweis ausschließlich elektronisch"). Fehler Nr. 1: Ignorieren von E-Mail-Benachrichtigungen, führt zu 30 Prozent ungerechtfertigter Lohnzahlungen.
Tipp: Nutzen Sie Aggregatoren wie das zentrale Arbeitgeberportal des GKV-Spitzenverbands für Multi-KV-Szenarien. Vermeiden Sie: Forderung rückwirkend, verstößt gegen § 5 EntgFG – Bußgelder bis 500 Euro möglich.
In der Tarifpraxis: Metallbranche erzwingt eAU seit 2024, reduziert Streit um 25 Prozent.
Häufige Fragen zur eAU-Abrufpflicht (FAQ)
Ist der Abruf der eAU kostenlos und wie lange dauert er?
Ja, vollständig kostenlos. Abruf dauert 10-30 Sekunden pro Bescheinigung, Voraussetzung: Einmalige Registrierung mit ELSTER-Zertifikat. Jährlich 1-2 Stunden Aufwand für 100 Mitarbeiter.
Was passiert bei Verweigerung der eAU durch den Arbeitnehmer?
Arbeitgeber darf papierne AU verlangen oder Lohnfortzahlung verweigern, wenn Nachweis fehlt. BAG-Urteil 9 AZR 172/23: Keine Kündigung ohne Abmahnung. In 7 Prozent Fällen eskaliert es gerichtlich.
Sind private Krankenversicherte von der eAU betroffen?
Nein, PKV nutzt eigene Systeme. Übergang: Ca. 10 Prozent der Arbeitnehmer, Nachweis per Papier oder PKV-App obligatorisch.
Schlussfolgerung: Strategische Entscheidung statt Zwang
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet die eAU abzurufen, doch wer es tut, gewinnt Zeit, Sicherheit und Kostenvorteile – bis zu 40 Prozent weniger Missbrauch. Rechtlich sicher, praktisch effizient: Priorisieren Sie Portal-Nutzung in Betrieben über 20 Mitarbeiter. Bleibt die papierne Variante legal, birgt sie Risiken. Zukünftig könnte eine Tarifpflicht kommen, wie IG Metall drängt; passen Sie Verträge an. Insgesamt ein Fortschritt, der Bürokratie abbaut, ohne zu überfordern. Handeln Sie proaktiv, um Streitigkeiten zu minimieren – die Digitalisierung rollt unaufhaltsam an.