Geringfügig Beschäftigte, umgangssprachlich meist als Minijobber bezeichnet, gehören seit Jahrzehnten zum festen Bestandteil der deutschen Arbeitsmarkt- und Unternehmenslandschaft.
Wer in Deutschland Personal auf Minijob-Basis beschäftigt, muss weit mehr kalkulieren als den reinen Bruttolohn, der auf dem Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Neben den gesetzlichen Freigrenzen, den Dynamisierungen durch den Mindestlohn und den administrativen Pflichten gegenüber der Minijob-Zentrale stehen vor allem die sogenannten Pauschalabgaben, Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen im Fokus.
Dieser Fachbeitrag beleuchtet im Detail, welche finanziellen und rechtlichen Verpflichtungen Arbeitgeber bei geringfügig Beschäftigten im gewerblichen Bereich sowie in Privathaushalten zu tragen haben, welche Stolperfallen im Personalalltag lauern und wie sich die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen auf die Kalkulation auswirken.
1. Grundlagen und finanzielle Eckpfeiler: Die Entgeltgrenze als Basis
Bevor die konkreten Zahlungsverpflichtungen eines Arbeitgebers beziffert werden können, muss der rechtliche Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung exakt definiert sein. Das Herzstück des Minijobs ist die monatliche beziehungsweise jährliche Verdienstgrenze, die eng an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt ist.
Die Dynamik der Verdienstgrenze
Da der gesetzliche Mindestlohn regelmäßigen Anpassungen unterliegt, wurde das Modell der Minijob-Grenze dynamisiert.
Die Monats- und Jahresgrenzen:
Durch die Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns liegt die monatliche Verdienstgrenze bei 603 Euro. Auf das gesamte Kalenderjahr hochgerechnet ergibt sich daraus eine feste Jahresverdienstgrenze von 7.236 Euro (603 Euro mal 12 Monate). Die Bedeutung für den Arbeitgeber:
Solange sich die Bezüge des Beschäftigten im Rahmen dieser Höchstgrenzen bewegen, bleibt das Arbeitsverhältnis für den Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig frei von klassischen Abzügen (wie der eigenen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Für den Arbeitgeber bedeutet dies jedoch keineswegs, dass keine Zahlungen fließen. Im Gegenteil: Die Last der Sozialabgaben wird hier nahezu vollständig auf den Betrieb verlagert.
2. Die Pflichten des gewerblichen Arbeitgebers: Pauschalabgaben im Detail
Entgegen der weitverbreiteten, laienhaften Annahme, ein Minijob sei für den Arbeitgeber "abgabenfrei", ist das Gegenteil der Fall. Gewerbliche Arbeitgeber müssen neben dem vereinbarten Bruttolohn erhebliche Zusatzleistungen in Form von Pauschalabgaben und Umlagen entrichten. Diese summieren sich im gewerblichen Bereich auf einen Prozentsatz von rund 31 bis 32,5 Prozent des Bruttogehalts.
Im Einzelnen setzen sich die Abgaben für einen gewerblichen Minijob aus folgenden Komponenten zusammen:
a) Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung (13 Prozent)
Gewerbliche Arbeitgeber sind verpflichtet, einen pauschalen Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung in Höhe von 13 Prozent des Bruttoarbeitsentgelts zu zahlen.
Wichtig zu wissen: Dieser Beitrag bedeutet nicht automatisch, dass der Minijobber über den Arbeitgeber krankenversichert ist. Der Beschäftigte muss seine Absicherung anderweitig sicherstellen (zum Beispiel über eine Familienversicherung, eine studentische Krankenversicherung oder eine eigene freiwillige beziehungsweise Pflichtmitgliedschaft). Der Pauschalbeitrag dient vielmehr als Solidarleistung an die Krankenkassenkasse.
b) Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung (15 Prozent)
Der Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung schlägt mit 15 Prozent zu Buche.
Die Rentenversicherungspflicht des Arbeitnehmers: Grundsätzlich unterliegen Minijobber der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht und müssen einen Eigenanteil von 3,6 Prozent (bzw. 13,6 Prozent im Privathaushalt) tragen, der direkt vom Bruttolohn einbehalten und vom Arbeitgeber abgeführt wird.
Die Befreiungsmöglichkeit (Opt-out): Der Beschäftigte kann sich jedoch auf schriftlichen Antrag hin von dieser Rentenversicherungspflicht befreien lassen.
Für den Arbeitgeber bleibt die Pflicht zur Zahlung der 15 Prozent Pauschalbeitrag in diesem Fall allerdings uneingeschränkt bestehen.
c) Pauschale Lohnsteuer (2 Prozent)
Um den steuerlichen Aufwand zu minimieren, entrichten Arbeitgeber pauschal 2 Prozent des Bruttoverdienstes als Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale.
Diese Pauschsteuer deckt gleichzeitig die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag ab.
Alternativ kann der Arbeitgeber den Minijob auch individuell nach den persönlichen Lohnsteuermerkmalen (ELStAM) besteuern, was jedoch in der Praxis selten ist, es sei denn, es handelt sich um eine gezielte steuerliche Gestaltung bei höheren Individualverdiensten oder bestimmten Konstellationen.
Voraussetzung für die 2-prozentige Pauschalsteuer ist allerdings, dass für den Minijobber grundsätzlich Rentenversicherungspflicht besteht (oder der Pauschalbeitrag gezahlt wird).
3. Umlagen und Unfallversicherung: Das finanzielle Sicherheitsnetz
Neben den klassischen Sozialversicherungsbeiträgen und der Pauschalsteuer müssen Arbeitgeber im Rahmen des sogenannten Ausgleichsverfahrens zwingend Umlagen entrichten. Diese sichern den Betrieb gegen finanzielle Ausfälle im Krankheits- oder Mutterschaftsfall ab.
Umlage 1 (U1 – Aufwendungsausgleichsgesetz für Krankheit):
Diese Umlage dient der Erstattung des Arbeitsentgelts bei Krankheit des Arbeitnehmers im Rahmen der Entgeltfortzahlung. Der Beitragssatz für die U1 ist gesunken und liegt bei 0,80 Prozent. Geringfügig Beschäftigte fallen in der Regel unter diese Regelung, sofern der Betrieb regelmäßig weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigt. Umlage 2 (U2 – Mutterschaftsleistungen):
Über die U2 werden die Kosten für den Mutterschaftsgeldzuschuss sowie die Leistungen bei Beschäftigungsverboten während einer Schwangerschaft erstattet. Der einheitliche Beitragssatz beläuft sich auf 0,22 Prozent. Diese Umlage ist für alle gewerblichen Arbeitgeber verpflichtend und gilt unabhängig vom Geschlecht des angestellten Minijobbers. Umlage 3 (U3 – Insolvenzgeldumlage):
Zur Absicherung der Arbeitnehmer bei einer möglichen Insolvenz des Arbeitgebers wird die U3-Umlage erhoben. Sie liegt im gewerblichen Bereich bei 0,15 Prozent. Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung:
Da jeder Arbeitnehmer in Deutschland gesetzlich unfallversichert sein muss, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den jeweiligen Beitrag an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu entrichten. Dieser Satz ist branchenabhängig, liegt im Durchschnitt jedoch bei etwa 1,30 Prozent.
Merksatz für die Praxis: Ein gewerblicher Arbeitgeber muss bei der Kalkulation des Personalbudgets für einen Minijobber neben dem Bruttolohn von maximal 603 Euro mit zusätzlichen Gesamtabgaben von knapp 32,5 Prozent rechnen. Bei einem ausgeschöpften Höchstverdienst von 603 Euro bedeutet dies Gesamtkosten von rund 798 Euro pro Monat für das Unternehmen.
Woran sollten Arbeitgeber bei der Beschäftigung von Minijobbern im privaten Bereich im Vergleich zu gewerblichen Betrieben primär denken?
Finanzielle Gesamtbelastung im gewerblichen Bereich
Bei der Beschäftigung von Minijobbern im gewerblichen Bereich greift eine standardisierte Pauschalbesteuerung sowie die Entrichtung pauschaler Sozialversicherungsbeiträge an die Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See). Die Verdienstgrenze orientiert sich dynamisch am gesetzlichen Mindestlohn, der bei 13,90 Euro pro Stunde liegt.
Arbeitgeber müssen bei der Kalkulation beachten, dass der reine Bruttolohn keineswegs die tatsächlichen Gesamtkosten darstellt. Zu den vertraglich vereinbarten Bezügen addieren sich umfassende Nebenleistungen. Im gewerblichen Sektor summieren sich die Pauschalabgaben auf rund 31,17 bis 32,47 Prozent (abhängig von den jeweiligen Umlagesätzen und der Unfallversicherung der zuständigen Berufsgenossenschaft).
Zusammensetzung der Abgaben für gewerbliche Arbeitgeber:
Pauschalbeitrag Krankenversicherung:
13,0 % des Bruttolohns Pauschalbeitrag Rentenversicherung:
15,0 % des Bruttolohns Pauschalsteuer:
2,0 % (deckt Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ab) Umlage U1 (Krankheit):
0,80 % (nach einer Absenkung zur Entlastung der Betriebe) Umlage U2 (Mutterschaft):
0,22 % Insolvenzgeldumlage (U3):
0,15 % Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung: Je nach Branchenzugehörigkeit (Berufsgenossenschaft) variierend, meist ca. 1,3 % bis 2 %.
Bei einem ausgeschöpften Monatsverdienst von 603 Euro im gewerblichen Bereich entstehen Gesamtkosten von knapp 798 Euro.
Sonderregelungen für Privathaushalte
Werden geringfügig Beschäftigte im privaten Rahmen angestellt (beispielsweise Haushaltshilfen, Gartenpflege oder Betreuungskräfte im haushaltsnahen Bereich), greift das sogenannte Haushaltsscheck-Verfahren. Hier profitieren Arbeitgeber von deutlich reduzierten Beitragssätzen, da der Staat haushaltsnahe Dienstleistungen gezielt fördert.
Die Abgabenstruktur im Privathaushalt:
Krankenversicherung (pauschal):
5,0 % Rentenversicherung (pauschal):
5,0 % Pauschalsteuer:
2,0 % Umlagen U1 & U2 sowie Insolvenzgeldumlage:
Reduzierte Sätze (U1 liegt bei 0,80 %, U2 bei 0,22 %) Unfallversicherung: Variiert je nach Unfallkasse (oft pauschaliert im Haushaltsscheck enthalten).
Insgesamt belaufen sich die Nebenkosten im Privathaushalt auf etwa 14,92 Prozent.
Gesetzliche Pflichten abseits der reinen Zahlungen
Neben den fiskalischen Abgaben an die Minijob-Zentrale sind gewerbliche Arbeitgeber an strikte arbeitsrechtliche und administrative Vorgaben gebunden. Hier lauern im Unternehmensalltag häufig administrative Fallstricke:
Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz:
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Minijobbern müssen lückenlos aufgezeichnet werden, um unzulässige Gratisafterbeiträge oder Verstöße gegen den Mindestlohn auszuschließen. Entgeltfortfortzahlung im Krankheitsfall und Urlaub: Auch geringfügig Beschäftigte haben uneingeschränkt Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (nach vierwöchiger ununterbrochener Betriebszugehörigkeit) sowie auf gesetzlichen Mindesturlaub. Die Aufwendungen für Krankheitstage werden über die Umlage U1 teilweise (zu 80 Prozent) erstattet.
Die Rentenversicherungspflicht und Befreiung:
Grundsätzlich unterliegen Minijobber der Rentenversicherungspflicht, wobei sie einen Eigenanteil von 3,6 Prozent leisten (Differenz zum vollen Satz von 18,6 Prozent, da der Arbeitgeber 15 Prozent zahlt). Beschäftigte können sich hiervon jedoch auf Antrag schriftlich befreien lassen ("Opt-out"). Der Arbeitgeber muss diesen Befreiungsantrag zu den Entgeltunterlagen nehmen; die pauschalen 15 Prozent Arbeitgeberanteil sind dennoch ungeschmälert abzuführen.
Fazit und Ausblick für die Personalplanung
Der Minijob bleibt ein flexibles Instrument zur Abdeckung von Arbeitsspitzen oder für den Einsatz von Aushilfen. Dennoch zeigt die wirtschaftliche Realität, dass die Gesamtbelastung durch automatische Anpassungen der Geringfügigkeitsgrenze (gekoppelt an den Mindestlohn) kontinuierlich steigt.
Wichtig für die Praxis: Arbeitgeber müssen laufend prüfen, ob die monatliche Verdienstgrenze von 603 Euro eingehalten wird. Kommt es durch unregelmäßige Arbeitszeiten, Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Prämien zu einer Überschreitung dieser Grenze im Monatsverlauf, entfällt der Minijob-Status rückwirkend oder für den betreffenden Monat. Das führt dazu, dass das Arbeitsverhältnis als regulärer Midijob oder sozialversicherungspflichtiger Job eingestuft wird, was erhebliche Nachzahlungen und einen massiven administrativen Korrekturaufwand nach sich zieht.
Eine akribische Zeiterfassung und ein monatliches Monitoring der Verdienstsummen sind daher für jede Personalabteilung unverzichtbar, um rechtssicher und kalkulierbar zu agieren.