Pourquoi c’est crucial de ne rien balancer trop vite
Quand ta société part en liquidation judiciaire, t’as qu’une envie : tourner la page, souffler, oublier. Mais voilà, certains documents doivent ABSOLUMENT être conservés, parfois pendant des années. Et franchement, mieux vaut être trop prudent que pas assez.
Les documents comptables à conserver (et combien de temps)
Factures, bilans, journaux : le nerf de la guerre
Franchement, c’est pas sexy, mais les documents comptables, tu dois les garder pendant 10 ans. Oui oui, dix longues années. Même si t’as fermé boutique, même si plus personne te demande rien aujourd’hui.
Ce que ça inclut :
Les bilans comptables
Les journaux (général, de banque, d’achats, etc.)
Les livres d’inventaire
Les factures clients et fournisseurs
Et pfff… même les tickets de caisse, s’ils concernent une dépense pro, garde-les. Je me suis fait avoir une fois avec un vieux ticket de caisse Carrefour Pro, impossible à retrouver après 5 ans. Bah c’était pile celui dont le fisc avait besoin. La loi de Murphy...
Attention à la version numérique
Ah, et si tu stockes ça sur un disque dur externe ou dans le cloud : assure-toi que ce soit bien horodaté et inaltérable. Sinon, ça peut être jugé non conforme. J’ai appris ça un peu tard, évidemment...
Documents fiscaux : ne plaisante pas avec ça
Déclarations et correspondances avec les impôts
Tout ce qui touche au fisc, tu gardes. Point. Pendant 6 ans minimum, parfois 10.
À conserver :
Déclarations de TVA
Liasses fiscales
Courriers de l’administration (notifications, relances, etc.)
Justificatifs de paiement
Tiens, petit conseil de mon expert-comptable : fais un dossier par année fiscale, même en numérique, et nomme-les proprement ("TVA_2022_Mars.pdf" par exemple). Ça évite les prises de tête quand on te demande un truc dans trois ans.
Les papiers sociaux et RH : faut pas les zapper non plus
Bulletins de paie, contrats, solde de tout compte…
Si t’avais des salariés (même un stagiaire payé), garde tout ce qui est RH pendant au moins 5 ans, parfois plus selon les cas.
Inclure :
Contrats de travail
Bulletins de paie
Registres du personnel
Documents de rupture (licenciement, rupture conventionnelle, etc.)
Déclarations sociales (DSN, URSSAF, etc.)
Bon, je t’avoue que j’ai paniqué une fois en pensant avoir perdu les feuilles de solde de tout compte de mes deux anciens employés. J’ai retourné mon appart. Au final, c’était dans une boîte à chaussures avec des trucs de déménagement... Bref, range bien !
Documents juridiques : les plus faciles à oublier
Jugements, PV, statuts…
Ceux-là, on y pense pas toujours, mais ils sont hyper importants, surtout après la liquidation.
Conserve :
Jugement de liquidation judiciaire
Procès-verbaux d’AG (oui, même ceux où t’étais tout seul)
Statuts de la société
Rapport du liquidateur
Rapport du mandataire judiciaire
Et si jamais un jour tu veux rouvrir une boîte ou que tu tombes sur un litige passé, crois-moi, tu seras bien content de les avoir. J’ai une copine, Julie, qui a dû fournir les statuts de sa boîte dissoute pour une histoire de marque déposée qu’elle pensait morte et enterrée. Bah non.
Où et comment stocker tout ça sans devenir fou ?
Physique ou numérique : à chacun sa galère
Moi perso, j’ai opté pour un mix. J’ai un classeur dans mon placard (oui, celui que j’ouvre jamais), et tout le reste est sur un drive perso sécurisé avec double sauvegarde. Un peu parano ? Peut-être. Mais au moins, je dors tranquille.
Organisez-vous un minimum (vraiment)
Faites des dossiers clairs. Notez les durées de conservation sur un post-it collé dessus si vous êtes old school. Ou faites un tableau Excel (ou Notion, soyons modernes).
Et surtout : notez bien la date de clôture de la liquidation, parce que c’est à partir de là que les durées légales démarrent. Pas avant.
Bon, pour conclure : oui, la paperasse après une liquidation, c’est relou. Mais c’est comme garder une trousse de secours dans la bagnole : t’espères ne jamais t’en servir, mais le jour où ça pète, t’es bien content qu’elle soit là.
Alors respire un bon coup, trie, scanne, classe… et range. Tu me remercieras dans trois ans, quand un huissier sonnera à ta porte pour un vieux dossier oublié.