Der richtige Abschluss: Warum er so wichtig ist
Ich erinnere mich an ein Gespräch mit einem Kollegen, der mir erzählte, dass er einmal eine berufliche E-Mail verschickte und vergessen hatte, einen ordentlichen Abschluss zu setzen. Er fühlte sich hinterher einfach nicht richtig – und der Empfänger reagierte tatsächlich ein bisschen kühl. Seitdem achtet er immer auf den Schluss seiner E-Mails. Und das ist auch genau der Punkt: Der Abschluss einer E-Mail ist viel mehr, als nur „Mit freundlichen Grüßen“ zu schreiben.
Klassische Abschlussformeln für formelle E-Mails
"Mit freundlichen Grüßen" – Der Allrounder
Wenn du eine formelle E-Mail verschickst, ist „Mit freundlichen Grüßen“ der Klassiker. Es ist höflich, respektvoll und passt zu fast jeder geschäftlichen Kommunikation. Ich selbst benutze diese Schlussformel fast immer, besonders bei ersten Kontaktaufnahmen oder offiziellen Anfragen. Sie vermittelt Professionalität, ohne zu steif zu wirken.
Aber ich muss zugeben, dass ich manchmal das Gefühl habe, dass es etwas unpersönlich sein kann. Wenn du ein bisschen mehr Persönlichkeit zeigen möchtest, kannst du auch eine etwas wärmere Variante wählen.
"Mit besten Grüßen" oder "Freundliche Grüße"
Eine andere Option, die etwas weniger formell ist, aber immer noch professionell wirkt, ist „Mit besten Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“. Diese Formeln kommen besonders gut an, wenn du bereits ein bisschen Beziehung zu der Person aufgebaut hast oder wenn du die Kommunikation regelmäßig führst. Ich verwende diese oft, wenn ich mit einem Kollegen oder einer Kollegin in regelmäßigem Austausch bin – es wirkt trotzdem professionell, aber weniger starr.
Abschluss für informelle E-Mails
"Liebe Grüße" – Locker, aber respektvoll
Wenn du eine weniger formelle E-Mail an Freunde oder enge Kollegen schreibst, ist „Liebe Grüße“ eine der besten Optionen. Es bleibt respektvoll, ist aber viel persönlicher und entspannter. Ich benutze diese Variante besonders, wenn ich jemanden gut kenne oder eine lockerere Beziehung pflege. Und mal ehrlich: Es fühlt sich einfach menschlicher an, nicht wahr?
"Bis bald" oder "Schöne Grüße"
Eine andere Möglichkeit, die ich manchmal nutze, ist „Bis bald“ oder „Schöne Grüße“. Besonders wenn es noch offene Punkte gibt und man sich darauf freut, bald wieder miteinander zu sprechen, passt das hervorragend. Es vermittelt eine leichte Vorfreude und ist trotzdem nicht zu ungezwungen.
Was tun, wenn du keine klare Beziehung zum Empfänger hast?
Höflich bleiben, aber nicht zu formell
Nun, manchmal schreibst du E-Mails an Leute, mit denen du noch keine persönliche Beziehung aufgebaut hast. In solchen Fällen kannst du ruhig etwas neutraler bleiben. Zum Beispiel ist „Mit freundlichen Grüßen“ eine sichere Wahl, aber auch hier kannst du ein bisschen variieren, je nachdem, wie die Kommunikation bisher war. Wenn du eher das Gefühl hast, dass eine E-Mail locker rüberkam, könnte auch „Beste Grüße“ die richtige Wahl sein.
Ich hatte neulich eine Situation, in der ich eine E-Mail an einen potenziellen Geschäftspartner schrieb, mit dem ich noch nie in Kontakt war. Ich wollte höflich, aber nicht zu formell wirken, und entschied mich für „Beste Grüße“. Der Empfänger antwortete sehr positiv, was mir zeigte, dass mein Abschluss die richtige Wahl war.
Vermeide zu persönliche Formulierungen
Wenn du jemanden noch nicht gut kennst oder wenn es sich um eine rein geschäftliche E-Mail handelt, solltest du persönliche Abschlüsse wie „Alles Liebe“ oder „Küsse“ definitiv vermeiden. Diese können zu übertrieben oder unangemessen wirken und den professionellen Ton der E-Mail stören. Ich musste das einmal bei einer Anfrage für ein Projekt lernen, als ich versehentlich einen etwas zu lockeren Abschluss wählte. Zum Glück war der Empfänger verständnisvoll, aber ich habe daraus gelernt.
Der Schluss: Weitere Tipps für den perfekten Abschluss
Signaturen und professionelle Kontaktdaten
Ach, und noch ein kleiner Tipp: Achte darauf, dass du deine E-Mail mit einer vollständigen Signatur abschließt, die alle wichtigen Kontaktdaten enthält. Wenn du in einem beruflichen Umfeld tätig bist, sollte deine Signatur professionell und gut strukturiert sein. Ich finde es immer nervig, wenn ich eine E-Mail erhalte, aber keine klaren Kontaktdaten vom Absender sehe. Es gibt immer noch viele, die ihre E-Mails ohne Signatur verschicken – und das macht einen weniger professionellen Eindruck.
Wiederholung der wichtigsten Informationen
Wenn du der E-Mail noch etwas Wichtiges hinzuzufügen hast, was der Empfänger wissen muss, kannst du das auch im Schluss erwähnen. Zum Beispiel, wenn du auf eine Antwort wartest oder ein weiteres Treffen planst. Es ist wichtig, dass der Empfänger weiß, was er als Nächstes tun muss, ohne die ganze E-Mail noch einmal durchlesen zu müssen. Ich versuche, dies in einer kurzen, klaren Form am Ende zu formulieren, wenn es relevant ist.
Fazit: Der richtige Abschluss macht den Unterschied
Am Ende des Tages ist der Schluss deiner E-Mail entscheidend dafür, wie du wahrgenommen wirst. Es muss nicht immer steif oder förmlich sein, aber es sollte immer passend zur Situation und zum Empfänger gewählt werden. Durch den richtigen Abschluss kannst du deine Professionalität unterstreichen, aber auch eine persönliche Note einfließen lassen – es ist alles eine Frage des Kontextes. Also, beim nächsten Mal, wenn du eine E-Mail abschließt, denke daran: der letzte Eindruck zählt genauso wie der erste!