Im Dschungel deutscher Paragrafen und bürokratischer Anforderungen stolpert man früher oder später fast unweigerlich über den Begriff der amtlichen Beglaubigung. Ob bei der Immatrikulation an einer Universität, bei Bewerbungen im öffentlichen Dienst, bei Visa-Angelegenheiten oder im Rahmen von Gerichtsverfahren – die Vorlage einfacher Fotokopien reicht in den seltensten Fällen aus. Stattdessen fordern offizielle Stellen regelmäßig beglaubigte Kopien von Zeugnissen, Urkunden oder Ausweisdokumenten.
Doch wer besitzt in Deutschland überhaupt die rechtliche Befugnis, eine solche Beglaubigung vorzunehmen? Die Antwort auf diese Frage ist komplexer, als man im ersten Moment annehmen könnte, denn das deutsche Recht unterscheidet fein säuberlich zwischen verschiedenen Arten von Beglaubigungen, zuständigen Institutionen und den zugrundeliegenden Gesetzen von Bund und Ländern.
Die rechtlichen Grundlagen: Amtliche versus öffentliche Beglaubigung
Bevor man sich dem Kreis der berechtigten Personen widmet, muss ein grundlegendes rechtliches Missverständnis ausgeräumt werden: Im deutschen Recht existiert eine strikte Trennung zwischen der amtlichen Beglaubigung (geregelt im Verwaltungsverfahrensgesetz – VwVfG sowie in den Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder) und der öffentlichen Beglaubigung (nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch – BGB und dem Beurkundungsgesetz – BeurkG).
Die amtliche Beglaubigung (Abschriften und Kopien):
Hierbei wird bestätigt, dass eine Fotokopie oder Abschrift inhaltlich und optisch exakt mit dem vorgelegten Originaldokument übereinstimmt. Dies ist der Standardfall für Zeugnisse, Zertifikate oder Urkunden, die bei Behörden eingereicht werden müssen. Die öffentliche Beglaubigung (Unterschriften und Erklärungen):
Hierbei wird die Echtheit einer Unterschrift oder eines Handzeichens amtlich bestätigt. Dies ist oft bei Verträgen, Vollmachten oder grundbuchrechtlichen Erklärungen erforderlich. Für eine echte öffentliche Beglaubigung im Sinne des § 129 BGB sind in der Regel ausschließlich Notare zuständig.
Wer darf behördliche beziehungsweise amtliche Kopien beglaubigen?
Der klassische Anwendungsfall im Alltag ist die Beglaubigung von Dokumentenkopien. Gemäß den allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetzen (wie § 33 VwVfG des Bundes oder den entsprechenden Landesgesetzen) ist der Kreis der befugten Stellen grundsätzlich auf Einrichtungen ausgedehnt, die über ein bestimmtes Dienstsiegel verfügen.
1. Gemeindeverwaltungen und Bürgerämter
Die wohl bekannteste und am häufigsten genutzte Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger ist die örtliche Gemeindeverwaltung, das Bürgeramt oder das Rathaus. Als bürgernächste Behörden sind sie in der Regel uneingeschränkt dazu befugt, Abschriften und Kopien von Dokumenten amtlich zu beglaubigen, sofern das Original in deutscher Sprache verfasst ist oder eine amtlich anerkannte Übersetzung vorliegt.
Wichtiger Hinweis: Es gibt Ausnahmen bei bestimmten Dokumenten.
So stellen manche Bundesländer oder Kommunen Einschränkungen auf, wenn es sich um Personenstandsurkunden (wie Geburts- oder Heiratsurkunden) handelt. Diese sollten im Regelfall direkt beim zuständigen Standesamt angefordert werden, das die Urschrift ausgestellt hat.
2. Behörden, die das Dokument ausgestellt haben
Das Gesetz sieht vor, dass grundsätzlich jede öffentliche Stelle (Behörde) eine beglaubigte Kopie von Dokumenten anfertigen und bestätigen darf, die sie selbst ausgestellt hat oder bei der das Original verwahrt wird.
Beispiel: Hat eine Schule ein Abschlusszeugnis ausgestellt, so ist diese Schule (oder die übergeordnete Schulverwaltung) in der Regel berechtigt, davon beglaubigte Abschriften zu erstellen.
3. Notare als universelle Urkundspersonen
Notarinnen und Notare nehmen im deutschen Recht eine absolute Sonderstellung ein. Sie sind nicht nur für die anspruchsvolle öffentliche Beglaubigung von Unterschriften und Verträgen die primären Ansprechpartner, sondern dürfen selbstverständlich auch ganz klassische Kopien und Abschriften amtlich beglaubigen. Wer absolut auf Nummer sicher gehen will – insbesondere bei internationalen Dokumenten oder komplexen Rechtsgeschäften –, findet im Notariat stets eine rechtssichere Anlaufstelle.
Welche Institutionen dürfen nicht beglaubigen?
Im Alltag herrscht oft der Irrglaube, dass jede Person mit einem akademischen Grad oder einer professionellen Zulassung Dokumente beglaubigen darf. Das ist schlichtweg falsch. Folgende Personen und Institutionen sind in Deutschland nicht berechtigt, amtliche Beglaubigungen von Kopien für den allgemeinen Behördenverkehr vorzunehmen (es sei denn, es existieren spezielle landesrechtliche Sonderexceptions, was jedoch die Ausnahme ist):
Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte: Sie besitzen zwar ein Anwaltssiegel und dürfen in bestimmten gerichtlichen Verfahren (z. B. nach der Zivilprozessordnung für zuzustellende Schriftsätze) Kopien beglaubigen, eine allgemeine amtliche Beglaubigung für den Behörden- oder Universitätsgebrauch ist ihnen jedoch untersagt.
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und vereidigte Buchprüfer.
Pfarrer, Kirchenvertreter oder religiöse Gemeinschaften (sofern es sich nicht um spezifische, gesetzlich anerkannte kircheneigene Register handelt).
Vereine, Banken oder Sparkassen (Ausnahmen gelten hier teils nur nach spezifischen Sparkassengesetzen der Länder für den bankeigenen Geschäftsverkehr, ersetzen jedoch keine behördliche Beglaubigung für Dritte).
Der zweite Teil dieses Artikels widmet sich den Sonderregeln für Beglaubigungen im Ausland, den formellen Voraussetzungen eines gültigen Beglaubigungsvermerks sowie den anfallenden Kosten.
Sonderfälle, Ausnahmen und regionale Besonderheiten bei der amtlichen Beglaubigung
Wann greift die Kompetenz anderer Institutionen?
Nicht jedes Dokument kann pauschal von jeder beliebigen Behörde bearbeitet werden. Während Gemeindeverwaltungen und Bürgerämter für die gängigen Alltagsdokumente (wie Zeugnisse, Meldebescheinigungen oder Ausweiskopien) breit aufgestellt sind, existieren für bestimmte Branchen und Rechtsbereiche exklusive Zuständigkeiten.
Hochschulen und Universitäten:
Haben sie das betreffende Zeugnis oder den akademischen Grad selbst ausgestellt, sind sie häufig die primäre Anlaufstelle für die beglaubigte Abschrift. Fremde Dokumente dürfen sie hingegen meist nicht beglaubigen. Kirchen und Religionsgesellschaften: Körperschaften des öffentlichen Rechts (wie die Evangelische oder Katholische Kirche) dürfen durch ihre Pfarrämter oder Ordinariate Tauf-, Heirats- oder Sterbeurkunden aus ihrem eigenen Bestand beglaubigen, sofern diese für kirchliche oder bestimmte staatliche Zwecke benötigt werden.
Öffentlich bestellte Übersetzer: Handelt es sich um fremdsprachige Dokumente, reicht eine normale amtliche Kopie oft nicht aus. Hier kommen vereidigte Gerichtsdolmetscher ins Spiel, die nicht nur die Übersetzung anfertigen, sondern diese in Verbindung mit dem Original rechtssicher bestätigen.
Die Unterschriftsbeglaubigung im Vergleich zur Dokumentenbeglaubigung
Ein zentraler Stolperstein in der Praxis ist die Unterscheidung zwischen der reinen Abschriften-/Kopiebeglaubigung und der Unterschriftsbeglaubigung.
Kopiebeglaubigung:
Hier wird lediglich bestätigt, dass die vorliegende Fotokopie inhaltlich und optisch exakt mit dem vorgelegten Original übereinstimmt. Der Inhalt des Dokuments wird dabei von der Behördeinhaltlich nicht überprüft. Unterschriftsbeglaubigung:
Hierbei wird amtlich bezeugt, dass eine bestimmte Person das Dokument eigenhändig in Anwesenheit des Beamten oder Notars unterzeichnet hat (oder die Unterschrift ausdrücklich anerkennt).
Für letztere reicht eine normale Gemeindeverwaltung oft nur dann aus, wenn das Dokument bei einer deutschen Behörde vorgelegt werden muss. Ist die Erklärung für das Ausland bestimmt oder betrifft sie sensible Rechtsgebiete (wie Grundstückskäufe, Handelsregisteranmeldungen oder Erbausschlagungen), ist zwingend der Weg zum Notar vorgeschrieben.
Absolute Ausschlussgründe: Wann Behörden ablehnen müssen
Es gibt klare gesetzliche Grenzen, bei deren Überschreitung jede ansonsten befugte Behörde die Beglaubigung verweigern muss. Dies schützt den Rechtsverkehr vor Missbrauch und Fälschungen.
Fehlendes Dienstsiegel:
Behörden ohne offizielles Siegel (mit Wappen oder amtlichem Emblem) dürfen keine wirksame Beglaubigung ausstellen. Beglaubigung von Kopien bereits beglaubigter Dokumente:
Liegt Ihnen bereits eine beglaubigte Kopie vor und Siefertigen davon wiederum Fotokopien an, ist eine erneute Beglaubigung unzulässig. Es muss stets das Original vorgelegt werden. Inhaltliche Unklarheiten und Beschädigungen: Weist das Originaleinschlüsse, unleserliche Stellen, unautorisierte Radierungen oder stark beschädigte Siegel auf, wird die Amtsperson die Beglaubigung verweigern, um Unregelmäßigkeiten vorzubeugen.
Fremdsprachen ohne Übersetzung: Urkunden in einer anderen Sprache als Deutsch werden von regulären Bürgerämtern meist abgelehnt, es sei denn, es liegt eine offiziell anerkannte deutsche Übersetzung bei.
Checkliste für den Behördengang
Damit der Gang zur zuständigen Stelle reibungslos verläuft, sollten Sie folgende Unterlagen und Regeln vorbereiten:
Das Originaldokument
im unbeschädigten Zustand. Die passgenaue Fotokopie (wird teils direkt vor Ort angefertigt, oft aber verlangt, dass die Kopien bereits selbst mitgebracht werden).
Ein gültiger amtlicher Lichtbildausweis
(Personalausweis oder Reisepass) zur Identitätsfeststellung. Bargeld oder girocard für die meist geringen Verwaltungsgebühren (diese richten sich nach den jeweiligen Landesgebührenordnungen und liegen meist zwischen 2 und 10 Euro pro Dokument).
Wichtiger Hinweis: Klären Sie im Vorfeld immer exakt ab, welche Endstelle (z. B. eine ausländische Universität, ein Konsulat oder ein spezifisches Bundesamt) das Dokument fordert. Manchmal wird explizit verlangt, dass die Beglaubigung ausschließlich von einem Notar oder einer Apostillen-behörde vorgenommen werden muss.
Haben Sie ein konkretes Dokument vorliegen und wissen nicht genau, welche Stelle in Ihrer Region dafür zuständig ist?